Regulamin

I. Podstawowe definicje

Regulamin – niniejszy dokument.

Umowa – umowa o świadczenie usług finansowo-księgowych, kadrowo-płacowych, etc., do której niniejszy Regulamin stanowi załącznik.

Klient – osoba lub podmiot, z którym Biuro DenLu podpisał Umowę o świadczenie usług.

Biuro DenLu – DenLu Sp. z. o.o. zarejestrowana za adresem ul. Prezydenta Gabriela Narutowicza, nr. 40, lok. 1, miejsc. Łódź, kod 90-135, poczta Łódź, kraj Polska świadczące usługi na rzecz Klienta.

Polityka prywatności – dostępna na stronie internetowej https://www.denlu.agency/ polityka przetwarzania danych osobowych osób korzystających z witryny.

Cennik – załącznik do Umowy, określający wykaz usług świadczonych przez Biuro DenLu na rzecz Klienta wraz z cenami jej świadczenia.

Faktura VAT – dokument wystawiony zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług, stwierdzający w szczególności: dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, jego duplikat i korektę.

Terminy krytyczne – istotne terminy w miesiącu, kwartale bądź roku, w których intensywność pracy Biura DenLu jest wzmożona. Za terminy krytyczne się uważa:

• 15. dzień kalendarzowy (dotyczy rozliczeń z ZUS) każdego miesiąca,
  o ile jest to dzień roboczy, w innym przypadku następujący po nim kolejny dzień roboczy;

• 20. dzień kalendarzowy (dotyczy rozliczeń z US – CIT/PIT) każdego miesiąca,
  o ile jest to dzień roboczy; w innym przypadku następujący po nim kolejny dzień roboczy;

• 25. dzień kalendarzowy (dotyczy rozliczeń z US – VAT) każdego miesiąca,
  o ile jest to dzień roboczy; w innym przypadku następujący po nim kolejny dzień roboczy;

• nie później niż drugi dzień roboczy poprzedzający dzień wypłaty wynagrodzenia wskazany
  w umowach, przepisach wewnętrznych Klienta lub określony w przepisach prawa
  (dotyczy naliczenia wynagrodzeń);

• inny termin wynikający z przepisów prawa dotyczący realizacji obowiązków publicznoprawnych związanych z obsługą kadrowo-płacową;

• każdy dzień roboczy poprzedzający wskazane wyżej terminy.

II. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady, rodzaje i zakres usług świadczonych przez DenLu Sp. z o.o. zarejestrowaną ul. Prezydenta Gabriela Narutowicza, nr. 40, lok. 1, miejsc. Łódź, kod 90-135, poczta Łódź, kraj Polska, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Łodzi Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001037802, NIP: 7252331674, REGON: 525376492, o kapitale zakładowym w wysokości 5 000,00 PLN, zasady świadczenia tych usług, warunki zawierania i rozwiązywania umów, a także tryb postępowania reklamacyjnego.

2. Każdy Usługobiorca z chwilą podjęcia czynności zmierzających do korzystania z usług świadczonych przez Biuro DenLu, zobowiązany jest do przestrzegania postanowień niniejszego Regulaminu.

3. Dane osobowe przekazane przez Klienta są przetwarzane, przechowywane i zabezpieczane (chronione) przez Biuro DenLu zgodnie z aktualnie, powszechnie obowiązującymi (w tym zakresie) na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przepisami prawa.

4. Klient zobowiązany jest do takiego przekazywania formularzy, dokumentów źródłowych i zleceń (w oparciu, o które świadczone są przez Biuro DenLu usługi), aby nie budziły one wątpliwości co do ich zgodności ze stanem faktycznym oraz rzeczywistą wolą Klienta.

5. Biuro DenLu nie wykona usługi na podstawie formularzy, dokumentów źródłowych oraz zleceń, które uniemożliwiać będą ustalenie ich jednoznacznej treści.

6. Biuro DenLu pozostaje w gotowości do świadczenia usług (standardowych i dodatkowych) po podpisaniu przez Klienta Umowy z wszystkimi załącznikami i dostarczeniu do Biura DenLu wymaganych pełnomocnictw i formularzy.

7. Biuro DenLu nie ponosi odpowiedzialności za nieterminowo regulowane przez Klienta zobowiązania publicznoprawne.

8. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. 1994 nr 121 poz. 591 z późn. zm.), ustawy o prawach konsumenta z dnia 30 maja 2014 r. (Dz. U. 2014 poz. 827 z późn. zm.), ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2019 r. poz. 1145 z późn. zm.) oraz inne właściwe przepisy prawa polskiego.

III. Obowiązki

Klient zobowiązuje się do:

• wskazania aktualnych danych identyfikacyjnych, adresowych i kontaktowych, zgodnych ze stanem faktycznym, a także do bezzwłocznego ich aktualizowania,

• terminowego przekazywania kompletnych dokumentów do Biura DenLu w ustalonej formie,

• badania merytorycznej prawidłowości przekazywanych do Biura DenLu dokumentów,

• składania wszystkich innych wymaganych deklaracji niż te, które zostały określone w Umowie, do których składania Klient jest zobowiązany przepisami prawa,

• terminowego regulowania swoich zobowiązań względem Biura DenLu,

• bezzwłocznego przekazywania Biuro DenLu wszelkich informacji mogących mieć wpływ na zakres świadczonych usług w sposób wyczerpujący, rzetelny i zgodny z prawdą,

• bezzwłocznego informowania Biuro DenLu o wszelkich zdarzeniach mogących mieć wpływ na prawidłowość prowadzenia księgowości oraz pozostałych ewidencji, ustalania zaliczek na podatek dochodowy i podatek VAT należny z tytułu prowadzenia przez niego działalności gospodarczej, a także na roczne zeznanie podatkowe.

• bezzwłocznego informowania Biuro DenLu o wszelkich poczynaniach Urzędu Skarbowego, Izby Skarbowej, Urzędu Kontroli Skarbowej związanych z kontrolą działalności Klienta objętej usługami świadczonymi przez Biuro DenLu,

• zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności przesyłanych do zaksięgowania faktur, w szczególności poprzez stosowanie kontroli ustalającej wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (kontroli biznesowej), czyli wdrożonego wewnętrznie procesu zapewniającego możliwość prześledzenia zależności udokumentowanych zapisami księgowymi pomiędzy zdarzeniem (dostawą towarów lub świadczeniem usług) oraz potwierdzającą je fakturą,

• ponoszenia w całości kosztów opłat skarbowych od złożonych pełnomocnictw, w związku ze świadczeniem usług finansowo-księgowych i/lub kadrowo-płacowych oraz innych opłat skarbowych, administracyjnych, publicznoprawnych i sądowych,

• wypełniania innych obowiązków przewidzianych w przepisach prawa i Umowie.

Biuro DenLu zobowiązuje się do:

• rzetelnego wypełniania obowiązków wynikających z Umowy,

• badania otrzymanych od Klienta dokumentów pod względem formalnym i rachunkowym,

• informowania Klienta o zauważonych brakach lub wadach w przesłanych dokumentach bezzwłocznie po stwierdzeniu uchybień,

• zwrócenia Klientowi do weryfikacji dokumentu nieczytelnego źródłowego oraz nieopisanego w sposób pozwalający na rzetelne ich ujęcie w księgach rachunkowych.

IV. Terminy graniczne

1. Terminy przekazywania dokumentów:

   • za datę przekazania dokumentów przyjmuje się datę wpływu dokumentów na email Biura DenLu — biuro.denlu@gmail.com,

   • dokumenty źródłowe powinny być przekazywane na email Biura DenLu — biuro.denlu@gmail.com bezzwłocznie po ich wystawieniu bądź otrzymaniu przez Klienta,

   • tylko bieżące i terminowe wysłanie dokumentów źródłowych mailowo na email Biura DenLu — biuro.denlu@gmail.com gwarantuje poprawne wykonanie usługi przez Biuro DenLu,

   • dokumenty i dyspozycje przekazane na email Biura DenLu — biuro.denlu@gmail.com od godziny 00.00 do godziny 16.00 w dniu roboczym są uznawane za przekazane w tym dniu (z wyjątkiem dni roboczych, w których Biuro DenLu jest nieczynne),

   • dokumenty przekazane od godziny 16.00 do godziny 24.00 w dniu roboczym uznaje się za przekazane w kolejnym dniu roboczym,

   • dokumenty przekazane w dni ustawowo wolne od pracy uznaje się za przekazane w najbliższym dniu roboczym.

2. Graniczne daty przekazywania dokumentów księgowych:

   • do 20. dnia danego miesiąca dla dokumentów dotyczących pierwszej połowy miesiąca rozliczanego,

   • do 5. dnia następnego miesiąca dla pozostałych dokumentów miesiąca rozliczanego.

3. Graniczne daty przekazywania dokumentów kadrowo-płacowych:

   • do 3. dnia roboczego przed upływem 15. dnia kalendarzowego (dotyczy rozliczeń z ZUS) każdego miesiąca, o ile jest to dzień roboczy; w innym przypadku następującego po nim kolejnego dnia roboczego,

   • do 3. dnia roboczego przed upływem terminu wypłaty wynagrodzenia wskazanego w umowach, przepisach wewnętrznych Klienta lub określonego w przepisach prawa (dotyczy naliczenia wynagrodzeń),

   • do 3. dnia roboczego przed upływem ustawowego terminu realizacji obowiązków publiczno-prawnych związanych z obsługą kadrowo-płacową.

W razie otrzymania przez Klienta dodatkowych dokumentów po tym terminie a dotyczących rozliczonego miesiąca Klient ma obowiązek przekazać je niezwłocznie na email Biura DenLu — biuro.denlu@gmail.com.

Dostarczone dokumenty po przekroczeniu tych terminów będą księgowane za dodatkową opłatą uzgodnioną przez strony.

​

Klient będący Konsumentem ma prawo do odstąpienia od Umowy bez podania przyczyny w ciągu 14 dni od daty jej zawarcia poprzez złożenie oświadczenia o odstąpieniu. W związku z odstąpieniem Klient będący Konsumentem nie ponosi kosztów, z wyjątkiem sytuacji, w której Klient będący Konsumentem zażądał rozpoczęcia świadczenia Usług przed upływem terminu do odstąpienia od Umowy – wówczas Klient będący Konsumentem zapłaci Biuro DenLu kwotę proporcjonalną do zakresu świadczeń spełnionych do chwili, w której Klient będący Konsumentem poinformował Biuro DenLu o odstąpieniu od Umowy, z uwzględnieniem uzgodnionej Opłaty. Prawo do odstąpienia od Umowy nie przysługuje Klientowi będącemu Konsumentem, jeżeli Biuro DenLu wykonał w pełni Usługę za wyraźną zgodą Klienta będącego Konsumentem, który został poinformowany przed rozpoczęciem świadczenia, że po spełnieniu świadczenia przez Biuro DenLu utraci prawo do odstąpienia od Umowy, jak również w przypadku, gdy przedmiotem świadczenia na rzecz Klienta będącego Konsumentem jest rzecz nieprefabrykowana, wyprodukowana według specyfikacji Klienta będącego Konsumentem lub służąca zaspokojeniu jego zindywidualizowanych potrzeb. Klient będący Konsumentem może odstąpić od Umowy, składając Biuro DenLu oświadczenie o odstąpieniu od Umowy. Oświadczenie można złożyć na przez wysłanie wiadomości email na adres biuro.denlu@gmail.com. W przypadku odstąpienia od Umowy, uważa się ją za niezawartą. Biuro DenLu niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania oświadczenia Klienta będącego Konsumentem o odstąpieniu od Umowy, zwróci Klientowi będącemu Konsumentem wszystkie dokonane przez niego płatności. Biuro DenLu dokona zwrotu płatności przy użyciu takiego samego sposobu zapłaty, jakiego użył Klient będący Konsumentem, chyba że Klient będący Konsumentem wyraźnie zgodził się na inny sposób zwrotu.

​

V. Wynagrodzenie

1. Wynagrodzenie za wykonane usługi rozliczane jest według Cennika oraz ceny wskazanej w Umowie między stronami na bazie liczby dokumentów źródłowych zaksięgowanych w ciężar okresu rozrachunkowego (w przypadku usług finansowo-księgowych), liczby pracowników i umów cywilno-prawnych rozliczonych w okresie rozrachunkowym (w przypadku usług kadrowo-płacowych), bądź w inny przewidziany w Umowie sposób.

2. Zapłata za usługi świadczone przez Biuro DenLu odbywa się na podstawie wystawianej faktury VAT.

3. Podstawą zapłaty za usługi świadczone przez Biuro DenLu jest zawarta umowa, więc Klient jest zobowiązany uregulować płatność również w przypadku, gdy nie otrzyma informacji o wystawionej fakturze.

4. Księgowanie należności za świadczone usługi następuje według kolejności od najdalej wymagalnego roszczenia Biuro DenLu względem Klienta.

VI. Informacje dodatkowe

1. Podpisując z Biurem DenLu Umowę Klient akceptuje jednocześnie treść Regulaminu. Brak akceptacji jego zapisów uniemożliwia zawarcie Umowy.

2. Klient może złożyć pisemną reklamację na usługi świadczone przez Biuro DenLu nie później niż w terminie jednego miesiąca od wykonania usługi, która podlega reklamacji. Reklamacje są rozpatrywane bez nieuzasadnionej zwłoki, nie później niż w terminie jednego miesiąca kalendarzowego od dnia złożenia reklamacji. Klient otrzymuje informację zwrotną odnośnie sposobu rozpatrzenia reklamacji.

3. Po zakończeniu obowiązywania umowy oraz upływie terminu przewidzianego przepisami prawa dokumenty podlegające zwrotowi są wysyłane na adres wskazany przez Klienta przesyłką kurierską, na koszt Klienta. Od momentu wysłania dokumentacji Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za jej przechowywanie, zabezpieczenie przed zniszczeniem lub kradzieżą.

4. Nieterminowe regulowanie przez Klienta wynagrodzenia na usługi świadczone przez Biuro DenLu spowoduje pisemne wezwanie Klienta do dokonania płatności, po czym nastąpi zawieszenie świadczenia usług na rzecz Klienta, a w konsekwencji rozwiązanie umowy i dalsze działania zmierzające do odzyskania należnego zobowiązania.

5. Miejscem przechowywania dokumentacji księgowej wysłanych mailowo przez Klienta jest jego własny magazyn/archiwum/pomieszczenie archiwalne (dalej jako „Miejsce Przechowywania”). Zgodnie z warunkami umowy / umowy / transakcji / protokołu / polityki przedsiębiorstwa, Klient jest odpowiedzialny za bezpieczeństwo i poufność określonej dokumentacji w Miejscu Przechowywania. Klient zobowiązuje się do podjęcia wszelkich niezbędnych środków w celu zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony dokumentów, w tym w szczególności do zainstalowania systemu kontroli dostępu, uniemożliwiającego dostęp osób trzecich osobom nieupoważnionym oraz zapobiegającego ewentualnemu ryzyku utraty, uszkodzenia lub zniszczenia dokumentów. Klient zobowiązuje się również do udostępnienia tych oryginalnych dokumentów na żądanie i zgodnie z obowiązującymi wymogami prawnymi.

6. Biuro DenLu czynne jest od poniedziałku do piątku w godzinach (godziny pracy): 09.00 – 18.00.

7. Kontakt z Biurem DenLu może odbywać się w godzinach pracy:

   • telefonicznie (+48 692 364 186),

   • adres pocztowy — DenLu Sp. z.o.o., ul. Prezydenta Gabriela Narutowicza, nr. 40, lok. 1, miejsc. Łódź, kod 90-135, poczta Łódź, kraj Polska

   • poprzez formularz kontaktowy (https://www.denlu.agency/kontakt),

   • e-mailowo (biuro.denlu@gmail.com).

VII. Reklamacje dotyczące świadczenia usług drogą elektroniczną
Biuro DenLu przedsięwziął wszelkie kroki mające na celu zapewnienie w pełni poprawnego działania strony internetowej oraz świadczenia oferowanych usług i zobowiązuje się, w przypadku wystąpienia, usunąć wszelkie nieprawidłowości zgłoszone przez klienta w najszybszym możliwym terminie. Klient zobowiązany jest niezwłocznie poinformować Biuro DenLu o wszelkich nieprawidłowościach, pomyłkach, wynikłych z realizacji usług. Nieprawidłowości związane z z wykonaniem usług należy zgłaszać pod adresem biuro.denlu@gmail.com. W reklamacji klient powinien podać swoje imię i nazwisko, adres e-mail, nr nadanej sprawy oraz rodzaj i datę wystąpienia nieprawidłowości. Biuro DenLu zobowiązuje się rozpatrzyć reklamację w terminie do 14 dni, w przypadku kiedy byłoby to niemożliwe poinformuje klienta o terminie rozpatrzenia reklamacji.

VIII. Postanowienia końcowe

1. Akceptując Regulamin Klient oświadcza, iż zapoznał się w całości z wszystkimi jego postanowieniami i nie zgłasza żadnych zastrzeżeń w związku z ich treścią i formą i godzi się przestrzegać całości zapisów Regulaminu.

2. Biuro DenLu zastrzega sobie prawo udostępnienia przesyłanych przez Klienta informacji na żądanie organów państwowych do tego uprawnionych.

3. Zakres i zasady przetwarzania danych osobowych uregulowany jest w Polityce prywatności dostępnej na stronie agrestax.pl.

4. Wszelkie reklamacje odnośnie funkcjonowania serwisu oraz informacje o naruszeniach Regulaminu dokonanych przez użytkowników można zgłaszać na adres e-mail: biuro.denlu@gmail.com.

5. Wszystkie prawa własności intelektualnej, łącznie z prawami autorskimi i znakami towarowymi, do materiałów publikowanych przez lub w imieniu na stronie https://www.denlu.agency/ (np. tekst i obrazy) stanowią własność Biura DenLu lub podmiotów współpracujących.

6. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy prawa polskiego.